공 문
1) 어떠한 공문도 단장이 아닌 다른 간부의 이름으로는 발송할 수가 없다. 다만, 단장이 공석(空席)일 경우에 한하여 부단장이 대리로 서명하여 발송한다.
2) 레지오에서 공식적으로 사용하는 제반 양식에는 반드시 벡실리움의 표장이 찍혀 있어야 한다(교본 229 쪽).
3) 발신 공문에 대한 서명은 임명(또는 평의회의 경우는 선출) 전까지는 전임 단장이 하되, 임명(선출)이 확정된 시각부터는 신임 단장에게 그 권한이 이양된다.
4) 월간지『레지오 마리애』는 공문이 아니다(1996. 12. Se.).
5) 레지오의 모든 공문에는 한글만을 사용한다(1989. 11. Se.).
6) 내용이 기재되지 않은 제반 양식이나 레지오 교본 및 활동 수첩은 비록 벡실리움 표장이 찍혀 있다 하더라도 공문으로 인정하지 않는다. 그 이유는 다음과 같다.
레지오 교본 및 활동 수첩은 레지오 단원들만의 표징물(表徵物)이고 개인 소유물이므로, 공문이 될 수 없다. 그 이유는 제반 양식은 필요한 사항이 기재된 다음 해당 레지오 조직의 단장이 서명하였을 때에 비로소 레지오 공문으로 처리되기 때문이다(1995. Se.).
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7) 각급 평의회의 비공식 모임에서 배부된 유인물은 공문이 아니다(1992. 6. Se.).
8) 월례 회의 자료의 수신인을 '전(全) 레지오 단원'으로 표시하는 까닭은 다음과 같다(2000. 3. Se.). 각급 평의회는 차상급 평의회에서 발송하는 공문이나 월례 회의 자료 등을 소속 레지오 단원들을 대신(대표)해서 수신하는 것이다. 즉, 상급 평의회 공문은 소속 평의회의 간부만을 위해서 내려보내는 것이 아니라, 전체 행동단원을 향한 소식이요 전 조직원으로 하여금 정보를 공유하도록 하기 위한 것이다. 따라서, 세나뚜스가 월례 회의 공지 사항에 수신자를 전 단원으로 표시하는 것은 매우 합당한 일이다. 이는 꼰칠리움의 경우에도 수신인을 전 레지오 단원으로 표시하는 것과 같다.
9) 문서의 부수에 대한 기준은 다음과 같다.
(1) 내용이 똑같은 것은 통수에 관계 없이 1 부로 취급한다.
(2) 교회 안팎의 다른 단체에서 보내 온 공문도 수신으로 처리한다.
(3) 상급 평의회의 공지 사항 처리 방법은 다음과 같다(2001. 5. Se.). ① 상급 평의회 소식은 소속 평의회 단장이나 다른 간부의 임의 판단에 의해 취사 선택되거나 생략할 수 있는 것이 아니다. ② 꾸리아 월례 회의 공지 사항도 상기 요령에 의해 쁘레시디움에 그대로 전달되어야 한다. 이로써 레지오에서 소중히 여기는 전 단원 정보의 공유화가 실현될 수 있는 것이다. ③ 상기와 같이 정리된 월례 회의 공지 사항은 별첨을 포함하여 1 부 |
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(部)로 처리한다.
예 : Co. 공지 사항 + Re. 공지 사항 + Se. 공지 사항 + 꼰칠리움 서신 = 1 부 Cu. 공지 사항 + Co. 공지 사항 + Re. 공지 사항 + Se. 공지 사항 + 꼰칠리움 서신 = 1 부
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10) 보고서는 다음과 같이 나눈다. (1) 사업 보고서와 종합 보고서의 구분 ① 사업 보고서 : 쁘레시디움에서 상당 기간 이룬 사업을 총집계한 보고서이다. 적어도 1 년에 한 번은 쁘레시디움의 사업을 종합하여 보고해야 하나, 평의회의 결정에 따라 1 년에 두 번 보고할 수도 있다(1995. 3. Se.). ② 종합 보고서 : 각급 평의회에서 쁘레시디움이나 하급 평의회의 각종 보고서 내용을 총집계하여 차상급 평의회에 제출하는 보고서이다. 상급 평의회의 결정에 따라 1 년에 두 번 보고할 수도 있다(1995. 3. Se.).
(2) 종합 보고에 대한 논평 상급 평의회의 종합 보고에 대하여 하급 평의회는 논평할 수 없다(1965. 6. Con.).
(3) 대상과 횟수의 산정 기준 ① 사업보고서 상에서 특별활동, 본당협조, 소공동체활동, 가정성화활동 및 기타 사항(활동) 란에는 활동횟수만 기록한다. ② 활동 세목의 횟수란은 무조건 1인 1회로 한다. 즉, 활동의 배당과 활동은 조별로 하되, 보고는 각 개인별 1회로 계산한다. ③ 소공동체 활동의 횟수는 구역이나 반에서 또는 직장 공동체에서 한 활동의 전체가 합하여진 것이다. (교우 상가 방문 및 돌봄에서도 세목 횟수의 합이 전체 횟수이다) ④ 가정성화 활동이란 완전한 성가정이 이루어지지 못한 경우에 해당되는 것으로, 즉 외짝교우인 경우나 또는 가족 중에 믿음의 열정이 적거나 쉬는 자가 있을 경우, 함께 기도하거나 성서를 읽거나 또는 함께 미사참례를 했을 때 그 모두가 활동의 횟수가 된다. ⑤ 기타 사항(활동) 란에서는 세나뚜스의 지시에 의해서 참석하는 교육이나 행사 또는 꼬미시움 주관의 자연보호 활동 등이 여기에 포함되어지며 참석한 단원의 수만큼 횟수가 된다.
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(4) 사업 보고서 양식의 활동란 사업 보고서 양식의 활동란은 다만 활동의 예를 보여 주는 것이다. 따라서, 보고서에 인쇄된 활동의 예는 해당이 되지 않을 경우 삭제할 수도 있고, 다른 활동을 추가 인쇄하여 보고할 수도 있다.
(5) 보고(종합·사업·월례·회계) 기준일 통일(2000. 1. Se.) 매월 1일부터 말일 사이의 교육 및 행사 내용 및 기타 필요한 제반 보고 사항과 그에 따른 회계 사항을 포함시켜, 그 달 말일을 기준으로 작성해야 한다.
(6) 보고 일자의 기입 사업 보고나 종합 보고의 보고 일자는 보고받는 차상급 평의회의 월례 회의 일자를 기입한다.
(7) 특기 사항의 기재 요건 특기 사항은 쁘레시디움이 수행한 활동 중 다른 쁘레시디움에 귀감 |
이 되는 활동을 기재하는 것이 원칙이다. 활동 대상, 내용, 방법, 결과 등을 육하 원칙(언제, 어디서, 누가, 무엇을, 왜, 어떻게)에 따라 요약하여 기록하되, 활동 대상자의 성명 등 개인 비밀에 해당하는 인적 사항은 밝히지 않는다.
(8) 특기 사항의 활동 대상자의 표시
활동 대상자의 인격을 보호하고 비밀을 유지하기 위하여 가명을 사용하여 표기한다(1988. 10. Se.).
(9) 보고(종합·사업) 후 지적 사항의 정리(1992. 1. Se.)
평의회 및 쁘레시디움 단장은 보고를 통하여 평의원들로부터 지적받은 사항은 반드시 보완하여 동일한 지적이 반복되지 않도록 해야 할 의무가 있다.
(10) 대세자의 구분 관리
대세자도 세례성사를 받은 신자임이 분명하나, 쁘레시디움의 사업 보고나 평의회의 종합 보고시에는 보고서 양식에 따라 세례자와 구분하여 집계해야 한다. 특히, 대세자는 보례(보충 예절)를 받을 때까지 성체를 모실 수 없으므로, 병원 봉사시 이 점에 유의해야 한다.
(11) 월례 보고시 활동 내용 통계 보고(1995. 7. Se.)
평의회는 소속 쁘레시디움의 활동을 매달 전체 집계하여 보고하도록 요구할 수 없다. 활동은 사업 보고를 통해서 전체 집계하게 되어 있으므로, 그 이상의 부담을 주는 지시는 삼가야 한다.