<쁘레시디움의 각종 문서 보존 연한>

(1) 쁘레시디움 출석부는 영구 보존한다. 단, 평의회 출석부는 최초의 것은 영구 보존하며, 그 후의 것은 보존 연한이 5 년이다.

(2) 쁘레시디움 최초의 회의록은 영구 보존하며, 그 후의 것은 보존 연한이 5 년이다.

(3) 쁘레시디움의 회계 장부는 다른 서류와 마찬가지로 5 년 동안 보존한다. 단, 평의회는 회계 장부와 전표철을 영구 보존한다.


<평의회의 각종 문서 보존 연한>

(1) 단장 계획서 : 보존하지 않는다.

(2) 출석부 : 최초의 출석부는 영구 보존하며, 그 후의 것은 보존 연한이 5 년이다.

(3) 서기 회의록 : 출석부와 동일하다.

(4) 회계 장부 : 장부는 전표철과 함께 영구 보존한다.

레지오 관련 문서의 보관에 관한 규정은 상기의 내용이 전부입니다. 따라서 다른 문서들, 예를 들어서 쁘레시디움 단장 계획서에 대해서는 나와 있지 않지만 평의회를 기준으로 보면 그것도 보존할 필요가 없다는 것을 알 수 있지요.

아마도 질의하신 분은 평의회의 서기로 이해합니다만 특별히 언급하여 질문하신 문서의 내용들을 살펴 본다면, 이에 관해서는 레지오의 어떤 문서화된 규정은 없다고 하더라도, 우리가 실무상으로 언제까지 필요할 것인가를 판단해 볼 수 있을 것입니다.

(1) 각 쁘레시디움에서 수신된 월례보고서

이 문서는 소속 평의회에서 월례회를 진행하고 서기가 회의록을 작성한 다음에 상급 평의회에 제출할 월례 보고서 작성이 끝나면 사실상 그 기능은 다 했다고 보아집니다. 그렇지만 추 후에 그러한 월례 보고서나 서기록에 대한 어떤 근거나 종합 보고서를 작성할 때에 필요한 관련 정보를 찾아 볼 일이 있을 때에는 필요하게 되겠지요. 그래서 실무상으로는 2년만 보관하면 충분할 것입니다.

(2) 각 쁘레시디움에서 수신된 간부추천서

이 문서도 소속 평의회에서 월례회를 진행하고 단장이 간부 임명서를 발신한 다음에, 서기가 회의록을 작성한 후에는 사실상 그 기능은 다 했다고 보아집니다. 그렇지만 추 후에 그러한 간부추천과 임명 및 서기록에 대한 어떤 근거나 종합 보고서를 작성할 때에 필요한 관련 정보를 찾아 볼 일이 있을 때에는 필요하게 되겠지요. 그래서 이 문서도 실무상으로는 2년만 보관하면 충분할 것입니다.

(3) 각 쁘레시디움에서 수신한 사업 보고서

이 문서도 소속 평의회 월례회를 진행하고 서기가 회의록을 작성한 다음에, 단장과 서기가 상급 평의회에 제출할 종합 보고서에 대한 작성이 끝나면 그 기능은 다 했다고 보아집니다. 그렇지만 이 문서도 추 후에 서기록 및 그러한 종합 보고서 작성에 대한 근거에 대하여 어떤 관련 정보를 찾아 볼 일이 있을 때에는 필요하게 될 것입니다. 그래서 이 문서도 실무상으로는 2년이면 충분하겠지요.

(4) 상급 평의회에서 수신한 문서 (회의자료 또는 순서, 사업/종합 보고서 등)

이러한 문서들은 평의회 단장이나 서기가 자체 평의회 월례회의 자료를 만들 때 필요한 문서들로 평의회 월례회의 시에 각 쁘레시디움으로 관련 문서들을 첨부하여 발송하고 나면 그 기능이 사실상 다 한 것이지요. 그래서 이러한 문서들은 실무적으로 1년만 보관하면 충분할 것입니다.